# Planilha ou sistema de gestão: quando migrar > Os sinais de que a planilha já não dá conta da loja, o que um sistema de gestão resolve, quanto custa de verdade e como migrar sem parar de vender. Gestão # Planilha ou sistema de gestão: quando migrar Publicado em 12 de outubro de 2026 · 5 min de leitura A planilha é ótima para começar: é grátis, flexível e todo mundo sabe usar. O problema aparece quando a loja cresce e a planilha passa a depender de alguém lembrar de atualizar tudo, todo dia. ## Sinais de que a planilha já não dá conta - O estoque da planilha **não bate** com a prateleira — e ninguém sabe desde quando. - Você precisa **emitir nota fiscal** e faz isso em outro lugar, digitando a venda de novo. - O **fechamento do caixa** nunca fecha, e a diferença é "ajustada" no fim do dia. - Mais de uma pessoa mexe no arquivo e **alguém já apagou uma fórmula**. - O contador pede os XMLs e você **perde horas** juntando arquivos. - Você não sabe dizer, sem calcular, **qual produto dá lucro**. Dois ou mais desses sinais: está na hora. ## O que um sistema de gestão resolve - **Um registro só**: a venda baixa o estoque, entra no caixa e gera a nota de uma vez. - **Histórico confiável**: cada venda fica registrada com data, forma de pagamento e quem atendeu. - **Nota fiscal sem redigitação** e o contador com acesso direto aos documentos. - **Relatórios prontos**: faturamento, lucro e mais vendidos sem montar fórmula. ## Quanto custa de verdade Compare a mensalidade com o custo da planilha que não aparece: as horas de digitação dupla, a venda perdida por produto que acabou sem ninguém perceber, o juro do boleto esquecido e a diferença de caixa que nunca se explica. Desconfie de sistema barato que cobra à parte por nota fiscal, por módulo ou por faixa de faturamento — a conta cresce justamente quando a loja vai bem. ## Como migrar sem parar de vender 1. **Limpe a planilha de produtos**: nome, código de barras, preço, custo e NCM. 2. **Importe em lote** os produtos e os clientes. 3. **Importe as notas de compra recentes** pelo XML, para custo e NCM ficarem certos. 4. **Faça um inventário** e acerte o saldo do sistema com a prateleira. 5. **Escolha um dia de virada**: a partir dele, toda venda passa pelo sistema. ## Leia também - [O que é PDV e como escolher](https://lilio.com.br/blog/o-que-e-pdv-e-como-escolher/) - [Como migrar de outro sistema para o Lilio](https://lilio.com.br/forum/como-migrar-de-outro-sistema-para-o-lilio/) - [Preço do Lilio](https://lilio.com.br/precos/) --- Fonte: https://lilio.com.br/blog/erp-vs-planilhas-quando-migrar/